Taken van de vertrouwenspersoon

1. Eerste opvang, begeleiding en ondersteuning
   De vertrouwenspersoon…

• Vangt de melder op die last heeft van ongewenste omgangsvormen;
• zorgt voor voldoende veiligheid in het gesprek, zodat de melder zich vrij voelt om te vertellen wat er is gebeurd;
• gaat samen met de melder op zoek naar feiten en maakt onderscheidt tussen feiten en fictie;
• zoekt met de melder naar de meest optimale oplossing van het conflict;
• zoekt met de melder naar een informele oplossing die bevredigend is voor melder, in die zin dat hij weer ‘normaal’ zijn werk kan doen;
• staat in het oplossingsproces naast de melder (ondersteunt met zoeken naar een informele oplossing);
• bevestigt de melder in het feit dat het legitiem is om last te ervaren van bepaalde bejegeningen (waardoor melder zelf stappen/maatregelen durft te nemen);
• bewerkstelligt dat een leidinggevende of P&O/HRM intervenieert in een conflict vanwege ongewenste omgangsvormen;
• verwijst zo nodig naar een deskundige zoals een mediator, jurist, huisarts, bedrijfsarts, maatschappelijk werk of psychotherapeut;
• verwijst naar en ondersteunt bij de gang naar de klachtencommissie;
• verwijst naar en ondersteunt (bij strafbare feiten) de aangifte bij de politie;
• zorgt voor opvang en advies bij meldingen die betrekking hebben op (vermoedens van) misstanden c.q. integriteitsschendingen.

2. Voorlichting binnen de organisatie
   De vertrouwenspersoon…

• Geeft voorlichting en informeert over zijn werkwijze in verband met het opvangen en begeleiden van de (mogelijke) melder en de manier waarop een melder hem/haar kan benaderen;
• stelt zich -zo mogelijk persoonlijk- voor in teams, op afdelingen en bij de introductie van nieuwe medewerkers;
• presenteert zich in een personeelsblad (papier/digitaal) en op bijvoorbeeld publicatieborden;
• presenteert zich regelmatig door middel van een column te schrijven, een stukje in de nieuwsbrief of andere uitingen voor de medewerkers.

3. Advisering
   De vertrouwenspersoon…

• Geeft gevraagd advies aan het management over knelpunten in het beleid;
• geeft ongevraagd advies aan het management over knelpunten in het beleid;
• heeft tenminste jaarlijks overleg met het bevoegd gezag (directie, management, bestuur, OR en/of het medezeggenschapsorgaan);
• maakt een jaarverslag en analyseert de behandelde zaken;
• zal proactief de leiding (geanonimiseerd) op de hoogte brengen bij bejegening/problemen op een bepaalde afdeling.